Bases de connaissances

Créer et organiser des bases

Pour qui : gestionnaires de connaissance et administrateurs — Où : /knowledge_bases

Une base de connaissances est un conteneur de documents avec ses propres règles d'accès : « Documentation produit », « RH », « Commercial »…

Utilisation

1. Nouvelle base → nom et description.
2. Ajoutez des documents : dépôt de fichiers (PDF, Word, texte…), URL à indexer, ou contenus arrivant des sources connectées.
3. Chaque document passe par un traitement automatique (extraction, découpage, indexation) — son statut l'indique : en attente → en traitement → terminé (ou échec, avec bouton de retraitement).

Ce que le traitement vous dit

• Un document tronqué le dit : quand un fichier dépasse le plafond de découpage, la page le signale au lieu de rendre un demi-document qui a l'air complet.
• Un fichier sans texte à extraire (un scan d'image, par exemple) est distingué d'une extraction ratée : les deux ne se corrigent pas de la même façon.
• Retraiter un document remplace ses passages précédents au lieu de s'y ajouter.
• Le markdown des documents qui en sont s'affiche comme du markdown, pas comme du code.

Les tableurs

Pour qui : gestionnaires de connaissance — Où : dépôt d'un .xlsx / .csv

Un tableur n'entre pas dans l'index comme dix mille lignes, mais comme une fiche : ce qu'il est, ce qu'il contient, ses colonnes. Découpé ligne à ligne, un catalogue de 4 000 références noie l'index sans jamais répondre — mesuré : sur trois questions réelles, aucune réponse utile n'en sortait.

Pour retrouver une ligne précise (« le tarif de la référence 0000512601 »), la recherche se fait par égalité puis sous-chaîne, jamais par similarité : la même question donne toujours la même réponse, et « introuvable » veut dire introuvable — pas « voici la ligne la moins éloignée ». La réponse indique la colonne qui a répondu.

Un document qui ne fait plus foi

Pour qui : toute personne pouvant modifier le document — Où : la vue de lecture du document

Un document dépassé ou inexact se signale d'un clic : l'assistant cesse de s'appuyer dessus, le document reste lisible avec la mention, et le signalement s'annule. Voir « Lire et partager un document ».

Permissions d'une base

Pour qui : gestionnaires de connaissance et administrateurs — Où : page de la base → Permissions

Contrôlez qui accède à chaque base : membres nommés ou partage à toute l'organisation. La recherche et l'assistant respectent ces règles — un membre ne voit jamais un extrait d'une base qui ne lui est pas ouverte.

Bon à savoir

• Les documents importés depuis une source connectée (Drive, Slack…) conservent en plus les droits d'origine quand le connecteur les fournit : un fichier restreint dans Drive reste restreint dans Ragnight.
• Chaque membre dispose d'une base personnelle implicite (ses notes de réunion y atterrissent par défaut, par exemple).